大话ERP之生产入库单 ERP的背后功臣

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生产入库单是ERP众多功能中，很不起眼的一个小功能。所以，很多用户就忽视了他，以为他无关紧要。其实，在入库作业的过程中，其后台会作很多处理，而这些处理，对于ERP其他的相关功能，有举足轻重的作用。用户了解入库单的相关功能，对于用户更好的利用ERP系统，是非常有帮助的。

　　一、判断材料是否足额领齐，来区分生产订单之间是否挪料生产

　　各张生产订单之间，挪料生产是生产企业屡禁不止的事情。如此做，对于企业管理带来很大的困扰。如一张生产订单本来要用1000千克材料，但是，实际领材料的时候，只领了900千克，其余100千克材料是从其他生产订单那边“偷”来的。

　　如此，一方面会导致成本计算不准确。因为财务成本会计，他不清楚这张生产订单到底需要多少材料，他只按这张生产订单领用了多少材料来计算生产成本，所以，本来要用1000千克材料才能完成的生产订单，只领了900千克材料，则成本会计在计算成本时，只按900千克来计算生产成本。

　　另一方面，对于材料的跟踪也非常不利。企业为了加强材料成本控制，对于每发一批材料，用于哪些单子的生产，都要心中有数，以便于他们管理材料。但是，若生产线上的员工任意挪用订单材料，则企业管理者就不清楚，那些订单在生产过程中，因为损耗等原因，导致材料成本增高。

　　所以，无论从哪个方面考虑，企业都想解决生产订单之间材料的挪用问题。而ERP的成品入库单，为其提供了帮助。

　　当生产线员工办理成品入库时，在入库单审核的过程中，系统会判断这张生产订单的材料须用量有没有领足，若没有领足，如明明需要1000千克材料，但是用户只领了900千克，就说明这张生产订单有材料挪用的嫌疑，系统就会跳出警告信息，告知用户，这张生产订单本来需要用多少材料，但是，实际只领了多少材料；仓库负责人就可以据此拒绝收货，让生产人员核对相关的单据，看看是否有挪料生产的情况。因为这个判断过程都是自动的，所以，其不需要5秒种，系统可以帮助用户得到判断的结果。而若用户进行手工统计判断的话，则需要比较长的时间。

　　通过这个判断，ERP系统虽然不能直接帮助用户解决生产订单之间挪料生产的问题，但是，可以在事后判断是否有这种情况的存在，可以提醒用户进行改正。俗话说，浪子回头金不换，只要事后及时改正，对于ERP成本等运算来说，影响是很小的，一般不会影响ERP成本运行的准确性。

　　二、判断成品是否超额入库，判断生产订单入库有否错误

　　在成品入库时，一般都要求生产部门按照生产订单的数量来进行入库。若入库的数量，超过了生产订单的生产数量，那肯定是在生产过程中，有哪个环节出现了问题，要么是生产部门违规生产，要么就是在入库时，没有按照生产订单来入库。

　　ERP系统在成品入库时，会判断入库的数量跟生产订单生产数量是否一致。ERP系统可以允许分批入库，但是，对于超额入库则有严格限制。如一张生产订单中，若生产数量为100套产品，则在入库时，可能该产品的生产周期比较长，允许其分批入库，如第一天入库30个，第二天入库30个，第三天入库40个等等。但是，若累计入库的数量，超过了100套，有100套了，则说明这入库有问题了。ERP系统在入库单审核时，就会警告用户，告知这个信息，让其核对，是否入库有误，或者让其汇报领导，看要如何处理。

　　这里要提醒按单生产用户注意的是，有时候客户下单的时候，要求其提供备品。如其下单，下单数量为1000套，要求企业提供5套备品。在销售订单中，要分开处理，因为备品不算价格，所以，在销售订单中，下单数量为1000套，备品数量为5套。从销售订单转换为生产订单时，生产数量就为1005套，而不是1000套。所以，用户不用担心，因为备品的问题，在生产入库时，入库数量会超过生产订单的数量。

　　三、更新生产订单单据，为生产订单判断是否完工提供依据

　　在手工作业的时候，在生产入库时，还必须做一项工作，就是更新生产订单未结案表的数据。但是，有了ERP系统后，相关作业ERP系统会自动完成。

　　如一张生产订单生产数量为1000套，但完工入库500套时，在生产入库单审核时，入库单就会更新生产订单中的完工数量，由0变为500套。用户查询时，就可以及时知道有哪些生产订单还没有审核。当剩下的500套成品入库时，生产订单的完工数量就会有500套变为1000套，同时，生产订单的状态也会由生产中变为完工结案。也就是说，生产订单是否结案，是根据生产订单的完工数量来判断的，当生产订单的完工数量超过或等于生产数量时，这张生产订单就完工了。

　　所以，入库时，入库单更新生产订单的完工数量是非常必要的，不然，生产订单就永远无法结案了。

　　在入库时，还要强调一点，就是生成入库单时，一定要对应生产订单，否则，入库单就无法更新生产订单的完工数量。

　　四、更新库存成品金额，保护企业财产的安全

　　生产入库，在更新仓库的成品库存外，还有一项内容，就是会更新成品的库存金额。成品的库存金额的计算，比原材料的库存金额计算复杂的多。很多企业在手工计算库存金额时，采用的都是一些简单的计算方法，如只统计成品的材料成本，而不管其他的一些成本支出，如人工成本、管理费用等等，如此，成品的库存金额肯定会被低估。

　　ERP在成品入库时，给与其成品金额更多的含义。结合ERP成本计算功能，可以准确的计算出成品的库存金额，可以把成品的人工成本、制造费用、管理费用等都归集到产品的库存金额中去，如此，统计，更加合理，企业的财产也会更加的安全。

　　五、跟工作流结合，功能更加丰富

　　在企业管理中，最关心生产订单的完工程度的是谁，当然是销售人员。他们最关心他们的订单是否按时完工，会否延迟交货等等。所以，当生产订单完工入库时，销售人员希望能够及时告知他们。若跟工作流结合，则可以和好的实现这个功能。如在生产入库单审核时，自动发一封邮件给销售人员，告知其销售订单完工了，可以安排出货了。或者已经部分完工了，等等。让销售人员能够及时了解生产进度。

　　同时，跟工作流结合，还可以使实现其他很多功能。如在生产入库的同时，通知财务生产完工，可以统计生产成本了；告知物料管理人员，某个生产订单完工了，可以整理这张生产订单的材料了，看看有没有超领，有超领的话，及时退料。

　　看看，一张小小的入库单，背后要做如此多复杂的工作。所以，入库单，不折不扣的是ERP系统的一个幕后功臣。用户要按作业规范做好入库的相关作业，否则，ERP会出现问题的。